Embora os dois apresentem valores financeiros, eles têm objetivos distintos.
O PMS responde perguntas como:
- Quanto foi vendido?
- Qual receita foi gerada pelas hospedagens?
- Qual foi o desempenho comercial do período?
Já o extrato bancário responde outra questão:
Quanto dinheiro entrou efetivamente na conta?
Esses números podem coincidir em alguns cenários, mas normalmente seguem critérios diferentes de reconhecimento de receita e liquidação financeira.
O caminho entre a reserva e o crédito bancário
Uma reserva realizada por meio de uma OTA (Online Travel Agency) e paga com cartão costuma passar por diversas etapas antes que o valor esteja disponível na conta do hotel.
As OTAs são canais de distribuição online que conectam viajantes e meios de hospedagem. Dependendo do modelo comercial adotado, elas podem apenas intermediar a reserva ou também processar o pagamento do hóspede.
Para aprofundar o papel das OTAs no mix de canais e como avaliar Booking, Expedia e similares na prática, leia Booking x Expedia: qual OTA faz sentido para o hotel.
Entre a venda e o crédito bancário podem existir:
- comissão da OTA;
- taxas da adquirente ou gateway de pagamento;
- custos de antecipação de recebíveis;
- estornos;
- chargebacks;
- diferenças de calendário entre hospedagem, processamento e liquidação financeira.
Cada uma dessas etapas altera o valor líquido recebido ou o momento em que ele aparece no extrato.
1. Comissão da OTA
Dependendo do modelo comercial adotado pelo canal de distribuição, a comissão pode ser descontada de duas formas.
No modelo Hotel Collect, o hotel recebe diretamente do hóspede e posteriormente paga a comissão à OTA.
Já no modelo Merchant, a OTA recebe o pagamento do hóspede e repassa ao hotel apenas o valor líquido da comissão — lógica também descrita nos materiais de parceiros de plataformas como a Booking.com.
Quando isso acontece, é natural que o crédito bancário seja inferior ao valor registrado originalmente no PMS.
Não se trata de perda de receita, mas de um custo de distribuição que precisa ser considerado na análise financeira.
2. Taxas de processamento de pagamento
Além da comissão do canal, normalmente existem custos relacionados ao processamento da transação.
Entre eles estão:
- taxa da adquirente;
- tarifa do gateway de pagamento;
- custos operacionais do meio de pagamento.
Esses descontos costumam aparecer diretamente na liquidação financeira e, dependendo da integração utilizada, podem não estar refletidos automaticamente no PMS.
Por isso, comparar apenas o valor bruto da diária com o crédito bancário tende a gerar divergências.
3. Antecipação de recebíveis
Quando o hotel opta por antecipar vendas parceladas, há um novo componente financeiro.
Nesse caso, o recebimento ocorre antes do prazo originalmente previsto, mediante o pagamento de uma taxa financeira.
É importante diferenciar esse custo das taxas de processamento.
Embora ambos reduzam o valor líquido recebido, eles possuem naturezas distintas e podem ser registrados em momentos diferentes.
4. Estornos e chargebacks
Nem toda receita registrada permanece definitiva.
Após o fechamento de um período podem ocorrer:
- cancelamentos;
- estornos;
- chargebacks;
- ajustes operacionais.
Esses movimentos reduzem o valor recebido em períodos posteriores e podem gerar diferenças entre relatórios históricos do PMS e movimentações bancárias.
Isso não significa, necessariamente, que houve erro de registro. Significa apenas que eventos posteriores alteraram o fluxo financeiro da operação.
5. Competência e fluxo de caixa
Outro fator frequentemente negligenciado é o regime utilizado para analisar os números.
Sob a ótica da competência, a receita é reconhecida conforme os critérios contábeis adotados pelo empreendimento, normalmente relacionados à prestação do serviço de hospedagem.
Já no regime de caixa, importa apenas a data em que o dinheiro efetivamente entra na conta.
Considere um cenário simples:
- reserva realizada em junho;
- hospedagem em julho;
- processamento do pagamento em julho;
- liquidação bancária em agosto.
Dependendo do relatório analisado, essa mesma receita poderá aparecer em meses diferentes.
Sem alinhar os critérios de comparação, diferenças entre PMS e extrato tornam-se inevitáveis.
Exemplo ilustrativo
Uma diária de R$ 1.000 vendida por uma OTA pode seguir um fluxo semelhante ao abaixo.
Comissão da OTA (18%) .................... − R$ 180,00
Taxa da adquirente (2,8%) ................ − R$ 22,96
Antecipação de recebíveis (2,5%) ......... − R$ 19,93
Valor líquido aproximado ............... R$ 777,11
Nesse exemplo, o PMS continua registrando a receita bruta da hospedagem conforme sua lógica operacional, enquanto o banco registra apenas o valor líquido efetivamente creditado.
Além disso, o crédito pode ocorrer dias ou semanas depois da hospedagem, dependendo das regras de liquidação do canal e do meio de pagamento.
Como reduzir divergências na gestão financeira
A melhor prática não é esperar que PMS e extrato apresentem exatamente os mesmos valores.
O objetivo deve ser compreender como cada etapa transforma a receita bruta em caixa.
Uma rotina consistente de conciliação normalmente considera três níveis de informação:
- receita registrada no PMS;
- valores processados por OTAs e adquirentes;
- créditos efetivamente realizados pelo banco.
Quando essas três bases são conciliadas de forma recorrente, torna-se mais fácil identificar diferenças, validar custos de distribuição e melhorar a previsibilidade do fluxo de caixa.
Esse tipo de disciplina também contribui para análises mais confiáveis de rentabilidade por canal, desempenho comercial e planejamento financeiro.
Qual a relação disso com Revenue Management?
Embora a conciliação financeira seja um processo operacional, ela influencia diretamente a tomada de decisão em Revenue Management.
Conhecer apenas a diária vendida não é suficiente para avaliar a eficiência da estratégia comercial. O gestor também precisa compreender como custos de distribuição, meios de pagamento e condições de liquidação afetam o resultado líquido da operação.
Da mesma forma que acompanhar tarifas públicas e o comportamento competitivo permite decisões de precificação mais embasadas, entender o caminho entre a receita registrada e o caixa recebido ajuda a avaliar a rentabilidade real de cada canal de venda.
Conclusão
PMS e extrato bancário não deveriam ser analisados como indicadores equivalentes.
Cada um representa uma etapa distinta da jornada financeira da reserva.
Quando essa diferença é compreendida, divergências deixam de parecer inconsistências e passam a ser informações úteis para entender custos de distribuição, fluxo de caixa e rentabilidade da operação. A conciliação deixa de ser apenas uma conferência financeira e passa a fazer parte de uma gestão hoteleira mais precisa e orientada por dados.
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